Kako pripravite in izpolnite ocenjevalni list – s konkretnim primerom

Avtorica: Milena Pervanje

Med selekcijskim postopkom za novo zaposlitev boste morali za vsakega kandidata ugotoviti, koliko njegovo znanje, veščine, sposobnosti in osebnostne lastnosti (kompetence) ustrezajo tistim, ki ste jih opredelili kot potrebne za prazno delovno mesto. Svetujem vam, da si vnaprej pripravite podlago, na kateri jih boste ocenjevali. Zelo pogosto in koristno orodje za to so ocenjevalni listi.

Ocenjevalni list pripravite glede na zahteve delovnega mesta: vključite lastnosti z ocenami pomembnosti 3 ali več.

Ocenjevalni list je naprej osnova za vprašanja na intervjuju. Iz njega lahko tudi vidite, ali poleg intervjuja potrebujete še dodatne metode za preverjanje kandidatov. Predvsem pa pride prav na koncu selekcije, saj omogoča kakovostno in enostavno primerjavo kandidatov preko številskih ocen, ki jim jih pripišete.

Kako pripravite ocenjevalni list

  1. Ocenjevalni list pripravite kot razpredelnico. Ocenjevalne kategorije so znanje, izkušnje in veščine, ki so pomembni za neko delovno mesto in jih boste med selekcijskim postopkom ocenjevali. Naj bodo navedeni vsi pomembni atributi, a naj jih ne bo preveč. Držite se pravila, da lastnost, če njeno pomembnost po ocenjevalni lestvici ocenite z manj kot 3, izločite.
  2. Ocenjevalna lestvica vam bo posamezno lastnost pri kandidatu pomagala pretvoriti v številsko oceno. V njej opredelite stopnje pomembnosti neke lastnosti in stopnje izraženosti lastnosti. Najpogostejša je 5-stopenjska ocenjevalna lestvica, lahko pa sestavite tudi 4-stopenjsko (ki prepreči, da bi kandidate prevečkrat ocenili s srednjo vrednostjo – za več o tem preberite prispevek o najpogostejših napakah pri izvedbi intervjuja).
  3. Glede na lastnosti, ki ste jih opredelili v ocenjevalnem listu, pripravite vprašanja za selekcijske intervjuje s kandidati.

Ocenjevalna lestvica

Ocena

Pomembnost

Izraženost znanja/izkušenj/veščine/spretnosti/

osebnostne lastnosti

1

Lastnost nima posebnega vpliva na rezultate dela, je pa lahko na splošno pozitivna.

Kandidat lastnosti nima.

2

Lastnost je manj pomembna, lahko pa predstavlja dodatno prednost pri končni oceni kandidata. Pridobiti in razviti jo je mogoče zelo hitro.

Kandidat ima manj izraženo lastnost.

3

Lastnost je koristna in zaželena. Ima zmeren vpliv na rezultate dela. Pridobiti in razviti jo je mogoče v dokaj kratkem času.

Kandidat ima zmerno ali povprečno izraženo lastnost.

4

Lastnost je pomembna in močno vpliva na rezultate dela. Težje jo je pridobiti in razviti v kratkem času.

Kandidat ima močno izraženo lastnost.

5

Lastnost ima ključen vpliv na rezultate dela. Brez nje uspešno delo ni mogoče. Pridobiti in razviti jo je mogoče šele v daljšem obdobju.

Kandidat ima zelo močno ali nadpovprečno izraženo lastnost.

Primer ocenjevalnega lista z navedenimi lastnostmi in ocenami pomembnosti

Ocenjevalne kategorije

Pomembnost (P)

Izraženost (I)

Vrednost (P x I)

Znanje, izkušnje in veščine

Načrtovanje in izvedba prodajnih in poprodajnih aktivnosti

5

Reševanje reklamacij

4

Obvladovanje programov za upravljanje odnosov s kupci (CRM)

4

Obvladovanje programov za delo s preglednicami (excel)

3

Metode in tehnike direktnega marketinga

3

Sposobnosti in spretnosti

Zmožnost logičnega sklepanja

3

Čustvena inteligentnost

5

Pogajalske spretnosti

4

Verbalne sposobnosti

5

Osebnostne lastnosti

Komunikativnost

4

Iniciativnost pri navezovanju novih stikov

5

Prilagodljivost – zmožnost improvizacije

4

Vztrajnost

5

Ciljna usmerjenost

4

Vestnost, redoljubnost, natančnost

3

Taktnost, spretnost v odnosih

4

Samozaupanje

4

Čustvena stabilnost/stresna odpornost

3

Organizacijske sposobnosti

3

Prepričljivost v nastopu

5

Rezultat

Rang

Sklepna ocena

Izpolnjevanje ocenjevalnega lista

  1. Skozi en ali več intervjujev s posameznim kandidatom s številkami ocenite izraženost posameznih lastnosti.
  2. Zmnožite vrednosti pomembnosti in izraženosti posamezne lastnosti ter zmnožke seštejete.
  3. Na tak način pridete do skupne številske ocene kandidata, ki jo lahko rangirate glede na druge kandidate.
  4. Podajte še sklepno oceno, za katero uporabite lestvico za sklepno oceno.

Lestvica za sklepno oceno kandidata

Sklepna ocena

Opis in pomen

Zelo primeren (ZP)

Kandidatove dejanske sposobnosti, znanje, veščine in osebnostne lastnosti se povsem skladajo s ključnimi zahtevami delovnega mesta. Delovno mesto je kandidatu pisano na kožo.

Primeren (P +)*

Primeren (P)

Primeren (P -)*

Kandidatove dejanske sposobnosti, znanje, veščine in osebnostne lastnosti se večinoma skladajo s ključnimi zahtevami delovnega mesta. Pri nekaterih lastnostih so opazna manjša odstopanja, ki pa ne bodo bistveno vplivala na pričakovane delovne rezultate.

Manj primeren (MP)

Kandidatove dejanske sposobnosti, znanje, veščine in osebnostne lastnosti precej odstopajo od ključnih zahtev delovnega mesta. Čeprav so nekatere lastnosti zaželene in koristne, bo težko dosegal pričakovane rezultate.

Neprimeren (NP)

Kandidatove dejanske sposobnosti, znanje, veščine in osebnostne lastnosti bistveno odstopajo od ključnih zahtev delovnega mesta. Delo, za katerega kandidira, je zanj neustrezno.

* Večinoma uporabljamo le oznako P. Kadar je v tej kategoriji več kandidatov, pa uporabimo oceni P + in P -.

Primer izpolnjenega ocenjevalnega lista po končanem intervjuju

Ocenjevalne kategorije

Pomembnost (P)

Izraženost (I)

Vrednost (P x I)

Znanje, izkušnje in veščine

Načrtovanje in izvedba prodajnih in poprodajnih aktivnosti

5

4

20

Reševanje reklamacij

4

3

12

Obvladovanje programov za upravljanje odnosov s kupci (CRM)

4

4

16

Obvladovanje programov za delo s preglednicami (excel)

3

5

15

Metode in tehnike direktnega marketinga

3

3

9

Sposobnosti in spretnosti

Zmožnost logičnega sklepanja

3

4

12

Čustvena inteligentnost

5

4

20

Pogajalske spretnosti

4

3

12

Verbalne sposobnosti

5

5

25

Osebnostne lastnosti

Komunikativnost

4

5

20

Iniciativnost pri navezovanju novih stikov

5

3

15

Prilagodljivost – zmožnost improvizacije

4

4

16

Vztrajnost

5

4

20

Ciljna usmerjenost

4

3

12

Vestnost, redoljubnost, natančnost

3

2

6

Taktnost, spretnost v odnosih

4

3

12

Samozaupanje

4

3

12

Čustvena stabilnost/stresna odpornost

3

4

12

Organizacijske sposobnosti

3

2

6

Prepričljivost v nastopu

5

4

20

Rezultat

292

Rang

2

Sklepna ocena

Primeren (P +)

Ocenjevalni listi so le orodje. Podatke in vtise je nujno tudi vsebinsko interpretirati.

Omejitve ocenjevalnega lista

Podatke o kandidatih imate zdaj pridobljene in zbrane na način, ki vam omogoča objektivno primerjavo primernosti kandidatov.

Toda pozor: ocenjevalni listi so resda v veliko pomoč pri rangiranju kandidatov in koristni za preglednost nad kandidati, a ne smejo biti edina podlaga za končno izbiro. Zgodi se, da ima kandidat zelo visoko število točk in najvišji rang, a se vseeno ne izkaže za najboljšega ali sploh za primernega.

Za kakovostno izbiro je treba torej podatke in vtise tudi vsebinsko interpretirati.