Kako vključiti novega zaposlenega v delo in ekipo, če vsi delamo od doma

Avtorica: Milena Pervanje

Delen ali popoln prehod na delo od doma je ključna posebnost letošnjega leta. Proces uvajanja novega sodelavca in njegove integracije v podjetje je bil že doslej zahteven, z novimi razmerami dela in drugimi velikimi spremembami, ki se dogajajo v podjetjih, pa postaja še večji izziv. A ne dopustite, da postane ovira. Vse je mogoče, če se hoče. Poglejmo, kaj svetujejo v enem največjih podjetij za uvajanje novih sodelavcev, Talmundu.  

Skozi proces uvajanja in integracijo novega zaposlenega spremenimo iz »zunanjega« v »našega«. Praktično to pomeni, da dobro razume svoje delo in odgovornosti, da se poveže s svojim timom in celotno organizacijo ter da razume politike podjetja, napisana in nenapisana pravila, ki veljajo v novem podjetju.

Ta proces traja vsaj 3 mesece (torej uvajanje in končna integracija) – kar pa razume in sprejema le malo delodajalcev. Po mednarodnih statistikah več kot polovica delodajalcev pričakuje popolno integracijo novega zaposlenega že po mesecu dni, podobna pričakovanja ima tudi velika večina slovenskih delodajalcev.

Vsak novi zaposleni potrebuje vsaj 3 mesece, da se popolnoma integrira v novo delovno okolje.

Vplivi nove realnosti na počutje in delo novozaposlenih

Že zaradi tega razkoraka je proces uvajanja in integracije lahko prizadet. Zdaj pa ga dodatno otežujejo spremembe, povezane z zaščito pred koronavirusom.

Najpomembnejši vplivi nove realnosti na počutje in delo novih sodelavcev:  

1. Otežena gradnja neformalnih odnosov

Ko nekdo vstopi v novo delovno okolje, pride v stik tudi s čisto novim krogom ljudi. Preko vsakdanjih interakcij in skupnega dela postopno naveže tudi globlje odnose, ki včasih sežejo celo do novih prijateljstev, vsekakor pa do tesnih delovnih odnosov.

Ker pa nas zdaj tako veliko dela oddaljeno, je take povezave bistveno težje zgraditi. Celo zaposleni, ki so že dolgo v neki sredini, poročajo, da jim v času pandemije najbolj manjka prav interakcija s kolegi, tako da si lahko le predstavljamo, kako težko je to za nove zaposlene.

Celo za tiste nove zaposlene, ki delajo na lokaciji podjetja, je gradnja odnosov zdaj otežena. Večja razdalja med delovnimi mesti, razporeditev v ločene prostore in maske močno zmanjšujejo interakcijo in s tem vzpostavljanje neformalnih povezav, ki sicer prispevajo k občutku povezanosti in jačajo sodelovanje.

2. Pospešeno izgorevanje

Ljudje, ki se na novo pridružijo podjetju, se želijo čimprej dokazati. Potrditi hočejo podobo, ki so jo naslikali med procesom selekcije, in pokazati delodajalcu, da se je pravilno odločil, ko se je odločil prav zanje. Trudijo se delati čimbolje hkrati s tem, ko se šele seznanjajo s podjetjem, produkti in delovnimi procesi.

V sedanjih razmerah pa to lahko pomeni veliko nevarnost za nove zaposlene. Zelo verjetno jim delo, ki zdaj poteka od doma, vzame več časa, kot predvidevamo, saj se sproti šele učijo, poleg tega večina niti nima pri roki pomoči v obliki sodelavca pri sosednji mizi. Morda je iz (prav tako oddaljenega) vidika nadrejenega videti, da gre novemu zaposlenemu čisto v redu, toda bolj verjetno je, da se počuti izgubljenega in prekomerno gara, na račun svojega počitka, prostega časa in časa z družino. Delodajalcem svetujem, da so na to posebno pozorni, saj se prav lahko zgodi, da novi zaposleni že po nekaj mesecih takega dela pregori.

3. Spreminja se celotno delovno okolje

Mnoga podjetja se izjemno hitro in dobro odzivajo na ves čas spreminjajoče se razmere. Restavracije so se preusmerile na snemanje izobraževalnih videov o kuhanju, plesne delavnice so se preusmerile na splet, družinski terapevti ponujajo pomoč preko videokonferenc. Take spremembe so težke že za utečene zaposlene, kaj pa šele za nove ljudi, ki še ne poznajo dobro niti svoje vloge, medtem ko se ta že spreminja.

Predstavljajte si takole: trenutno smo utečeni zaposleni kot miške v labirintu, kjer se stene stalno spreminjajo. Toda vsaj poznamo drug drugega, razumemo svoje vloge v labirintu in smo seznanjeni s tem, kaj naj iz tega labirinta pride. Novi zaposleni pa so kot miške, ki prvič vidijo tako labirint kot vse nas in le megleno razumejo, k čemu vse miške stremimo. Verjemite, da je težko.

Učinki novih delovnih razmer niso enaki za vse nove zaposlene, zato je pomembno, da znamo predvideti, kje bo kateri potreboval največ pomoči.

Rešitve

Dobra novica je, da je na voljo mnogo orodij in pristopov, s katerimi lahko zmanjšamo negativne učinke pandemije na uvajanje in integracijo novih zaposlenih. Katere boste izbrali, je odvisno od vaše specifične situacije – kako delo zdaj poteka, kako veliko je podjetje, skozi kakšne spremembe gre, kakšna je organizacijska kultura, kako se sicer vzpostavljajo in gojijo odnosi.

Zagotovo si lahko pomagate z virtualnimi orodji za komuniciranje in povezanost ter virtualnimi delovnimi prostori. Preverite rešitve, ki jih že uporabljate, saj večina omogoča veliko več kot le videoklice. Ustvarite lahko zasebne kanale, preko katerih lahko komunicirajo novi zaposleni s svojimi nadrejenimi ali mentorji, interne skupine, v katerih se zaposleni sprostijo in izmenjujejo neformalna sporočila, sprožite lahko zabavne izzive, ki popestrijo vsakdan in povežejo zaposlene. Izboljšate lahko razdeljevanje nalog in delegiranje, preglednost nad projekti, dodate nove ravni za nadzor, ki pomagajo novim zaposlenim, da ne delajo napak …

Posebej vas opozorim na izjemen pomen skrbi za mentalno zdravje zaposlenih. Podjetja, ki so to o tem razmišljala že v prvem valu epidemije, so beležila izjemne uspehe. Poznam primer, ko je podjetje vsem zaposlenim ponudilo telefonski stik z izkušeno terapevtko (in tudi prevzelo stroške). Za klic se je dejansko odločilo zelo malo zaposlenih, toda vsem je veliko pomenilo, da imajo to možnost in da jim jo je podjetje omogočilo. Povečala se je odpornost zaposlenih na stresne okoliščine in njihova lojalnost, kar bo podjetje želo še dolgo v prihodnost.

Skrb za mentalno zdravje pa ne pomeni le tega. Lahko predstavlja le povečano pozornost mentorja na znake pospešenega izgorevanja novega zaposlenega, ali pogostejši in pristen kontakt nadrejenega z novim zaposlenim, ki lahko zmanjša neznanke, ki se pojavljajo pri zaposlenem, in poveča njegovo dobro počutje na novem delovnem mestu.

Naslovite te točke

Kakršnekoli rešitve boste izbrali, v mislih imejte najpomembnejše točke za uspešen proces uvajanja novega sodelavca in njegove integracije. Uvajajte rešitve, ki zagotovijo vsaj eno od teh stvari:

  • dobro razumevanje nalog in odgovornosti novega zaposlenega,
  • gradnja socialnih vezi v timu, v katerem je novi zaposleni, in celotnega podjetja z novim zaposlenim,
  • učinkovito izobraževanje o politikah in pravilih (napisanih in nenapisanih) v podjetju.

Povzetek

Čeprav nas koronavirus postavlja pred mnoge izzive pri uvajanju novih sodelavcev, so nam na voljo učinkovita orodja, ki jih lahko s pridom izkoristimo. Pomembno pa je, da razumemo, kako močno se je položaj spremenil in kaj so najpomembnejše točke, ki jih moramo nasloviti, da se bo novi zaposleni čim hitreje počutil dobro in domače.

(Povzeto po Jesse Finn, Talmundo, Onboarding after COVID: Effective employee integration)