Koliko časa naj traja uvajanje novega zaposlenega, da bo učinkovito in ne predolgo (2. del)

V prejšnjem delu ste lahko ugotovili, zakaj je uvajanje novega zaposlenega pomembno in katera področja naj pokrije. V tem prispevku pa boste izvedeli, s čim se lahko novi zaposleni seznani že pred začetkom dela in kako načrtujte njegov prvi dan.

Pred nastopom dela

Čeprav vaš bodoči zaposleni v tem času še opravlja naloge za prejšnjega delodajalca, se mentalno že lahko prestavi k vam. Proces uvajanja torej lahko začnete takoj, ko poda odpoved.

Bodočemu zaposlenemu sporočite, da se veselite njegovega prihoda. Naj ve, na koga se lahko v času do nastopa zaposlitve obrne, če kaj potrebuje.

Ta čas je najprimernejši za seznanjanje z vsebino. Bodočemu zaposlenemu predajte materiale, ki mu bodo pomagali spoznati njegovo področje v podjetju, procese dela, dosedanje projekte, specifično zakonodajo.

V tem času odsvetujem seznanjanje z osebami. Prvič, bodoči zaposleni verjetno ima še vedno osemurno delo drugje, morda ima zaradi predajanja nalog celo polnejše dneve kot sicer. Zato ne morete pričakovati, da bo med delovnikom prihajal v vaše podjetje in spoznaval ljudi. Drugič, manj stresno je prebirati materiale kot spoznavati nove ljudi – naj se novi zaposleni najprej v zasebnosti svojega prostora in časa spozna z vsebino, potem bo lažje preiti na osebne stike. In tretjič, v tem času je to še vedno vaš bodoči zaposleni, pustite ga, naj v miru zaključi s krogom sodelavcev iz prejšnjega podjetja.

Včasih zaposleni hitro zaključijo delo pri prejšnjem delodajalcu in v času odpovednega roka koristijo dopust. V takih primerih se lahko bodoči zaposleni udeleži kakšnega usposabljanja ali spletnega seminarja, lahko tudi že sodeluje pri kakšnem projektu, a bolj kot pasiven opazovalec, da se uči. Tudi če se tako dogovorite, naj se bodoči zaposleni seznani le z omejenim krogom ljudi, ki delajo na posameznem projektu, predvsem pa od njega v tem času ne pričakujte več kot le učenje.

Bodočega zaposlenega lahko v času pred začetkom zaposlitve vključite tudi v interno komunikacijo, recimo v intranet ali posebej za to ustvarjene zaprte skupine, ki jih imajo mnoga podjetja na družabnih omrežjih. Tako se bo lahko od daleč seznanil z načinom komuniciranja, kulturo v podjetju in ljudmi.

Vse to pomaga bodočemu zaposlenemu, da postopno vstopa v novo podjetje, kar zmanjša stres, olajša učenje in pospeši proces uvajanja takrat, ko se bo iz bodočega prelevil v novega zaposlenega.

Teden dni pred nastopom zaposlitve bodočemu zaposlenemu pošljite seznam sestankov in drugih dejavnosti, ki ga čakajo v prvem tednu v vašem podjetju. Tako bo vedel, kaj naj pričakuje.

Dan ali dva pred nastopom zaposlitve ga ponovno kontaktirajte ter mu sporočite, kdo ga bo sprejel in kdaj naj pride. Obvestite ga tudi, kako je s prevozom in parkiranjem v okolici vašega podjetja. Ne morete si predstavljati, kako stresno je, če na prvi dan službe živčno krožiš po ulicah in iščeš parkirišče.


Prvi dan


Ko vaše podjetje obišče pomembna stranka ali poslovni partner, sem prepričana, da ničesar ne prepustite naključju. Tudi novi zaposleni je pomemben človek, najeli ste ga, ker ste prepričani v njegovo koristnost za podjetje. Torej se na njegov prihod pripravite enako skrbno.

Oseba, ki ga bo sprejela, naj bo pripravljena na njegov prihod, sprejem pa naj bo topel in prijazen. Najboljše je, da je ta oseba njegov skrbnik, ki bo kot mentor ali coach skrbela za njegovo uvajanje. Skrbnik naj mu nato pokaže njegovo delovno mesto in ga seznani z najbližjimi sodelavci. Včasih najožji sodelavci na mizo postavijo tudi sporočilo dobrodošlice, ki je lahko humorno, predvsem pa naj bo prijazno. Take geste so dobrodošle. Poskrbite tudi, da bo dobil paket oznamčenih potrebščin, kot so rokovnik, pisalo in skodelica.

Novi zaposleni se ne spozna v vašem podjetju, zato mu pokažite, kje je prostor za malico, kje dobi kavo, kje so stranišča in kje potekajo sestanki. Skrbnik naj ga popelje po podjetju, po oddelkih in ga predstavi. V času za kosilo naj ga najožja ekipa povabi s seboj.

Prvi dan organizirajte tudi sestanek z nadrejenim, da se pogovorita o strateških prioritetah in ciljih, skrbnik pa naj mu predstavi tudi program uvajanja.

Uvajanje sicer najpogosteje traja nekaj mesecev. Naslednjič vam pojasnim, kako načrtujete prvi teden, prvi mesec in prvih šest mesecev.