Koliko časa naj traja uvajanje novega zaposlenega, da bo učinkovito in ne predolgo (3. del)

V tem času ste, če ste sledili navodilom tukaj, za novega zaposlenega že načrtovali dejavnosti pred nastopom nove službe in njegov prvi dan pri vas. V tem prispevku pa boste izvedeli vse potrebno za to, da načrtujete tudi njegov prvi teden, prvi mesec in prvih šest mesecev. Na tak način boste novega zaposlenega popolno uvedli, ustvarili dober temelje za dobro delo in kakovosten odnos.

Prvi teden

Postopno vpeljujte novega zaposlenega v ekipe, začenši s tistimi, v katerih bo najbolj aktiven. Predstavite mu komunikacijske kanale, ki jih uporabljate v podjetju, in vire informacij, na katerih se lahko sproti pouči o pomembnih temah, preteklih projektih in politikah podjetja.

V prvem tednu se lahko novi zaposleni podrobneje seznani tudi z delom v drugih oddelkih, najprej s tistimi, ki so najbolj povezani z njegovim delom. Pojasnite mu vlogo posameznih oddelkov pri delu in v procesih.

To je primeren čas za podrobnejšo seznanitev z vašimi izdelki ali storitvami – kako in zakaj so nastali, kakšna je njihova vloga na trgu, kako se povezujejo med seboj in kako se vklapljajo v vizijo podjetja.

Kadrovska služba ali, še bolje, neposredni nadrejeni, naj novemu zaposlenemu predstavi konkretne cilje, ki jih bo zasledoval, sistem nagrajevanja in bonuse. Pomembne informacije so tudi protokoli, ki veljajo za izplačila plače, potne stroške, informiranje o bolniški odsotnosti in odobritev dopusta.

Prvi mesec

Čas je, da si novi zaposleni izmenja izkušnje z ljudmi, ki ga v tem obdobju najbolje razumejo – to so drugi novi zaposleni. Najboljše je, če se povežejo novi zaposleni z različnih ravni delovnih mest in z različnih področij – to krepi sodelovanje, vpliva na dobro počutje vseh in pomaga navezovati prijateljske vezi, ki so tudi na delu izjemnega pomena.

Če načrtujete skupno srečanje novih zaposlenih z najvišjim vodstvom podjetja, je prvi mesec pravi čas za to. Predolgo odlašanje takemu dogodku vzame smisel. To srečanje je priložnost, da nove zaposlene ne glede na njihovo delovno mesto nagovorijo ljudje na najvišjih položajih ter predstavijo vizijo in filozofijo podjetja s svojega vidika. Če takega srečanja ne načrtujete, pa novemu sodelavcu, sploh takemu, ki je bil izbran za delo na strateško pomembnem vodstvenem delovnem mestu, uredite termin za pogovor s predstavnikom najvišjega vodstva.

Če novi zaposleni za izvajanje svojega dela potrebuje specifično dodatno znanje, svetujem, da tako usposabljanje, če ga niste izvedli v času odpovednega roka, izvedete v prvem mesecu. Takrat je zaposleni odprt za sprejemanje novega znanja in še ne pretirano obremenjen z dnevnimi delovnimi nalogami.

V prvem mesecu ga popeljite tudi po drugih lokacijah podjetja in ga predstavite poslovnim partnerjem, s katerimi bo na svojem delovnem mestu sodeloval. Tako boste zanj razbili led in vsem olajšali nadaljnjo komunikacijo.

Po koncu prvega meseca pridobite povratno informacijo od novega zaposlenega – kako zadovoljen je do sedaj, kakšno znanje in informacije bi mu še prav prišle, kako se počuti v vaši sredini. Preverite, kako prepričan je, da se je prav odločil, ko je prestopil v vaše podjetje, dajte mu možnost, da izrazi tudi nelagodje. Tako boste težave odpravljali sproti in zagotovili, da se bo novi zaposleni čim bolje integriral. Take razgovore ponovite tudi po koncu drugega in tretjega meseca.

Med uvajanjem se moramo posvetiti vsebini dela, razumevanju širše poslovne stike ter socialnim stikom med ljudmi v podjetju in širše.

Prvih 6 mesecev

V preostalem času uvajanja novi zaposleni predvsem pridobiva znanje in izkušnje z novim delom, pri čemer naj mu ves čas stoji ob strani skrbnik. V angleščini mu rečemo »buddy«, »prijatelj«, kar lepo pokaže njegov pomen – skrbnik je tisti, ki je vedno na voljo novemu zaposlenemu, tako za družbo in neformalne stike kot tudi za praktična vprašanja o delu.

V teh mesecih naj novi zaposleni nekaj časa preživi tudi na drugih oddelkih, da spozna njihovo delo, saj mu bo to koristilo pri načrtovanju skupnih projektov in razumevanju omejitev v posameznih fazah delovnih procesov. Lažje bo komuniciral s posameznimi oddelki, če bo imel priložnost bolje spoznati tamkajšnje zaposlene. Pripravite program kroženja po oddelkih in v vsakem od njih poiščite nekoga, ki bo novega sodelavca seznanil s ključnimi dejstvi. Novi sodelavec naj v konkretnem oddelku preživi vsaj nekaj dni.

V tem času naj se novi zaposleni z nadrejenim vsaj na dva tedna dobiva tudi na namenskih sestankih, na katerih preverita njegov napredek in spremljata doseganje ciljev. Včasih so cilji zastavljeni preveč ambiciozno za obdobje uvajanja ali pa so zastavljeni prenizko in bi lahko novi zaposleni že v tem obdobju dosegal višje cilje. Pomembno je, da so cilji ustrezni za oba.