Presenečenje! Zaposleni nočejo nazaj v pisarne. Kaj storiti?

Ko je bilo treba delo preseliti domov, smo se morali odzvati hitro, brez priprav. Toda vrnitev nazaj lahko predstavlja celo težjo nalogo. Postavlja nas pred kopico izzivov in vprašanj. Eno od teh je tudi, ali se zaposleni sploh želijo vrniti nazaj na delovna mesta. Raziskave presenetljivo kažejo, da večina ne, vsaj ne za ves delovnik.

Raziskava, izvedena oktobra 2020, med 1200 zaposlenimi v ZDA, Združenem kraljestvu, Franciji, Nemčiji, na Nizozemskem, v Avstraliji in Novi Zelandiji, je razkrila, da se kar 80 odstotkov zaposlenih, ne glede na branžo, ne želi vrniti na svoje delovno mesto za celoten delovnik. Čeprav se jih kar tretjina doma počuti osamljene, prednosti dela od doma očitno pretehtajo. Ta raziskava ni osamljen primer. Študija, izvedena med 25.000 Američani že aprila lani, je pokazala, da želi 75 odstotkov vprašanih vsaj občasno delati od doma, 54 odstotkov pa bi jih rado primarno delalo od doma.

Odkrili smo udobno delo

Te številke morda koga presenetijo, toda večina med nami je, ko smo bili prisiljeni delati od doma, odkrila tudi kopico prednosti take ureditve. Ni izgube časa in stroškov zaradi vožnje na delovno mesto in na sestanke, večino časa smo lahko oblečeni bistveno bolj udobno, doma je lahko zdaj, ko so otroci nazaj v šoli, celo bolj mirno in tiho kot v pisarni, lažje se zberemo in organiziramo po svoje, bolj prosto lahko razporejamo čas za delo. Veliko podjetij je zaradi ovir pri delu od doma optimiziralo postopke in skrajšalo verige odločanja, kar naredi delo enostavnejše in manj časovno potratno, za veliko postopkov ali faz v postopkih se je izkazalo, da niso nujne, in so jih podjetja vsaj začasno ukinila. Pari so lahko več skupaj, če delata oba od doma, skupaj sta lahko za malico, skupaj si privoščita kavo, skupaj lahko pričakata otroke, ko pridejo iz šole. 

Nekatera delovna mesta in nekateri delovni procesi enostavno zahtevajo vrnitev nazaj. Druga so bolj fleksibilna. Tretja so idealna za delo od doma. To so objektivne okoliščine, okviri, znotraj katerih se lahko prilagajamo glede na želje zaposlenih.

A tudi zaposleni glede dela od doma ne razmišljajo enotno. Poglejmo.

Delo od doma ima številne prednosti, ki se jim mnogi zaposleni ne želijo več odreči.

Zaposleni, ki želijo delati delno od doma in delno na delovnem mestu

Ti zaposleni uživajo v udobju dela od doma, a jim zaradi pomanjkanja skupinske interakcije lahko pade produktivnost. Ob vrnitvi nazaj v pisarne bodo verjetno hitro padli nazaj v nekdanji ritem, čeprav jih bo morda zamikala tudi razdelitev delovnih dni na delo doma in delo v pisarni.

Mobilni zaposleni

Ta tip ljudi najraje dela samo oddaljeno. Uporabljajo kombinacijo svojih naprav in naprav v lasti podjetja, domači so v uporabi aplikacij in spletnih orodij ter v komunikaciji preko naprav. Ob zahtevani vrnitvi nazaj v pisarne bodo še bolj verjetno kot prejšnja skupina želeli vsaj del dela opravljati zunaj pisarne, če bi bilo mogoče, pa bi vsaj nekateri verjetno najraje v celoti delali od doma.

100 % pisarniški delavci

Delo od doma seveda ni za vsakogar. Nekateri imajo raje družbo sodelavcev ter so doma raztreseni, neorganizirani in celo depresivni. Pri teh je lahko produktivnost zelo padla, potrebujejo veliko komunikacije s sodelavci in nadrejenimi ter veliko delovnega časa porabijo prav za to. Komaj čakajo, da se bodo lahko vrnili in ponovno zaživeli polno pisarniško življenje.

Delavci v prvih linijah

Ti zaposleni najverjetneje že ves čas delajo na delovnem mestu. To so zdravstveno osebje, frizerji, skladiščniki, prodajalci v fizičnih trgovinah ... Morda so krožili in bili nekaj časa doma, brez dnevnih nalog, in nekaj časa na delovnem mestu. Od doma so morda delali tudi njihovi sodelavci in nadrejeni, kar je lahko vplivalo na njihovo delo. Nekateri so v tem načinu dela uživali in bodo morda imeli težave pri prilagajanju nazaj, drugi pa komaj čakajo, da se vrne običajni vrvež.

Zaposleni razmišljajo različno: nekateri komaj čakajo, da se vrnejo v pisarne, drugi bi še naprej raje delali vsaj delno ali povsem od doma.

Vračanje nazaj – kako postopati

Ko se bodo zaposleni začeli množično vračati na delo v pisarne, to ne pomeni, da boste enostavno odprli vrata in delo bo steklo tako, kot da se nikoli ne bi ustavilo. Zaposleni bodo potrebovali več ali manj prilagajanja, nekateri so doma delali mesece, ne da bi se enkrat preoblekli iz trenirke in enkrat prišli v pisarno.

Tu je sedem korakov, ki bodo vam ko delodajalcu in zaposlenim pomagali, da bo ta prehod lažji in hitrejši.

1. Komunikacija naj bo jasna in razumljiva

Vsak zaposleni mora jasno izvedeti, kdaj in kako se vrača na delovno mesto.

V komunikaciji med drugim odgovorite tudi na ta vprašanja:

  • Kdaj se pričakuje vrnitev na delo in kakšne so varnostne zahteve (glede mask, razkuževanja, testiranj, medsebojne razdalje pisarniških mest)?
  • Za katera delovna mesta in v katerih delovnih procesih je mogoče del delovnika preživeti doma?
  • Ali je mogoče izbirati dneve, ko so lahko doma?
  • Katere so naloge, ki jih zaposleni ne glede na svojo željo po delu od doma mora opraviti na delovnem mestu?
  • Ali je delitev delovnika na delo od doma in delo v pisarni lahko stalna ali le začasna?
  • Kako bo v primeru dela, deljenega na dom in pisarno, potekala komunikacija?
  • Kakšni bodo postopki, če se razmere spet zaostrijo?

Vedno je dobro pridobiti tudi povratno informacijo. Pogovorite se z zaposlenimi ali izvedite anketo in glede na rezultate, če je treba in če je mogoče, prilagodite navodila.

2. Uvedite visoke varnostne standarde in poskrbite, da bodo upoštevani

Glede na to da se bodo zaposleni začeli vračati na delovna mesta, še preden bo epidemija pod nadzorom in preden bomo vedeli, ali sledi še kak val, uvedite potrebne varnostne ukrepe in zagotovite, da bodo upoštevani. Posebno pozornost namenite:

  • zahtevam in potrebam glede testiranj,
  • razmisleku, kje so maske obvezne glede na predpise, kje so potrebne zaradi varnosti in kje so lahko zaposleni tudi brez,
  • zagotovite dovolj mask za vse zaposlene ali pripravite navodila, koliko jih vsak potrebuje,
  • uvedite protokol za preverjanje zahtev glede službenih poti (za zahtevano dokumentacijo in postopke na mejah),
  • organizirajte delovna mesta glede na nujno medsebojno razdaljo,
  • zagotovite dodatne prostore ali razporedite delavce na delo od doma, če drugače ne morete zagotoviti nujne razdalje,
  • posebej naslovite vedenje na skupnih točkah, kot so čajne kuhinje in stranišča, pa tudi hodniki in dvigala,
  • pripravite navodila za zaposlene, ki bi se naknadno okužili,
  • nekateri so zelo zaskrbljeni zaradi morebitne okužbe na delovnem mestu, pomagajte jim z dodatnimi navodili in poskrbite, da bodo tudi sodelavci razumeli stisko.

Morda ste o tem razmislili že v preteklih mesecih in postorili vse potrebno, drugače pa je skrajni čas za to zdaj: govorim o spletni varnosti. Če boste še naprej kombinirali delo od doma in delo iz pisarn, preverite vse morebitne varnostne luknje, ki nastajajo z uporabo komunikacijskih aplikacij, prenašanjem naprav v službo in domov, uporabo javnih wifi-točk, oddaljenim dostopom do omrežja podjetja. Pripravite jasna navodila, kako naj zaposleni ravnajo, da bodo zmanjšali tveganje, in kako, če zaznajo varnostno grožnjo.

3. Olajšajte prehod

Po več mesecih dela od doma ni potrebe, da vsi zaposleni pridejo nazaj naenkrat in hipno preidejo iz dela doma na delo v pisarni. Zakaj jim tega ne bi olajšali? Upoštevajte to:

  • nekateri se želijo takoj vrniti in delati samo še iz pisarne;
  • nekateri bi raje videli postopno prehajanje – morda jim lahko omogočite, da prvi mesec pridejo v pisarno za dva dni, nato za tri dni in tako postopno naprej;
  • nekateri se ne želijo vrniti v pisarno – morda lahko omogočite delno ali popolno delo od doma ali pa za nekaj časa zamaknete njihovo vrnitev;
  • nekateri zaposleni so bolj ogroženi za okužbe (tisti na bolj izpostavljenih delovnih mestih, tisti, ki živijo z ljudmi, ki so na bolj izpostavljenih delovnih mestih, in tisti, ki imajo že sicer zdravstvene težave) – omogočite jim delo od doma, če ne gre, pa za njih pripravite dodatno zaščitno opremo, jim zagotovite lasten prostor in pripravite protokole za možnost, da se okužijo.

4. Pomagajte zaposlenim, da se bodo dobro počutili

Nekateri zaposleni so med delom od doma odkrili novo udobje. Morda so se odločili za kakovosten stol, slušalke za zaščito pred hrupnim domačim vrvežem, za udobnejša oblačila, copate. Nekateri so se navadili na bolj fleksibilen delovnik, si bolj prosto jemali odmore, čas za rekreacijo, dnevni počitek in sprehajanje psov. Če ni razlogov proti temu, izkoristite dobre prakse in kaj od tega prenesite tudi v pisarne.

Denimo:

  • kakovostni pisarniški stoli,
  • protihrupne slušalke,
  • luči z bolj naravno svetlobo namesto fluorescentnih,
  • dogovor glede bolj sproščenih oblačil in uporabe copat, kjer in ko je to mogoče,
  • bolj domač dekor in odprtost do osebnih predmetov na delovni mizi,
  • fleksibilen urnik malic in možnost kratke rekreacije med delom,
  • ureditev prostorov za sprostitev, tudi kratke dremeže,
  • dovoljenje, da s seboj v pisarno pripeljejo tudi svoje hišne ljubljenčke.

5. Zmanjšajte motnje v pisarnah

Do jesenske selitve zaposlenih domov so bili ljudje večinoma vajeni delati v pisarniškem vrvežu. Čeprav hrup in motnje povečajo stres in možnost napak, smo tako pač delali in ne poznali alternative. Zdaj smo jo večinoma dobili priložnost spoznati. Po raziskavah se kar tretjina zaposlenih zdaj zaveda, da motnje v pisarnah slabšajo razpoloženje in slabo vplivajo na produktivnost. Res je, v vrvežu delamo hitreje, toda tako delamo zato, ker želimo delo končati pred naslednjo motnjo, zaradi česar smo v stresu in hitreje naredimo kaj narobe.

Da bi ob vrnitvi zaposlenih nazaj na delovna mesta zmanjšali motnje in izkoristili priložnost za izboljšanje  delovnega okolja glede na čas pred korono, razmislite o tem:

  • ena od pogostih motenj so praznovanja rojstnih dni in drugih posebnih dogodkov na delovnem mestu. Razjasnite, katere dogodke naj se tako praznuje in kje, da ne moti tistih, ki se ne želijo udeležiti slavja;
  • postavite priporočila za sprejemljivo raven hrupa. To ne pomeni, da od zaposlenih zahtevate, naj delajo v popolni tišini. Lahko pa jim priporočite, naj glasbo ali podkaste poslušajo s slušalkami in naj klepetanje omejijo na odmore in čajno kuhinjo, tako da lahko tisti, ki tačas delajo, to počnejo v miru;
  • razmislite o uvedbi dni brez sestankov. To velja posebno za velike pisarne, kjer ima vsak dan kdo sestanek, kar je za druge lahko zelo moteče. Predvidite dan v tednu, ko ni sestankov, da bodo vsi zaposleni lahko za takrat načrtovali zahtevnejše delo.

6. Naj bo vračanje nazaj fleksibilno

Čas, ki ga živimo, je lahko izjemna priložnost za izboljšave preteklih utečenih praks. Fiksen delovnik, recimo, je ponekod sicer res nujen, večinoma pa je le stvar navade. Zakaj bi vsi zaposleni morali prihajati ob 8. uri, če nekaterim ustreza priti že ob 6 h, drugi pa zjutraj še odpeljejo otroke v šolo in bi raje delali od 9. do 17. ure? Ali pa odmor za malico – če zaradi specifičnih delovnih procesov ni potrebe, da je natanko ob 11. uri, potem naj ne bo natanko ob 11. uri.

Zato ob pričakovanem vračanju zaposlenih na delovna mesta razmislite, kje lahko v zadovoljstvo zaposlenih povečate fleksibilnost.

  • Nekateri zaposleni raje delajo na svojih napravah, namesto na službenih napravah. Če so varnostni protokoli izvedeni in osebne naprave omogočajo uporabo vseh potrebnih orodij, potem ni razloga, da tega ne bi omogočili.
  • Omogočite zaposlenim, na delovnih mestih, kjer se to da, da sami izbirajo čas prihoda in odhoda na delo, pod pogojem, da še vedno opravijo ustrezno število delovnih ur.
  • Včasih se človek ne počuti dovolj dobro, da bi šel v službo, ali ne želi širiti prehladne okužbe, vseeno pa se počuti v redu za delo. V takih primerih lahko zaposlenim omogočite, da si namesto dneva bolniške vzamejo dan dela od doma. To ne pomeni, da jih silite delati, ko so bolni, ampak da takrat, ko sami povejo, da bi raje delali od doma zaradi prehlada, to razumete in sprejmete.
  • Zakaj ne bi še naprej koristili videokonferenc, kadar se obnesejo? Ločite dogodke in sestanke, za katere je nujna prisotnost na lokaciji, od tistih, pri katerih fizična prisotnost ni nujna.
  • Postavite pravila, ki bodo podpirala delo na razpršenih lokacijah: vsem dostopen koledar prisotnosti, tako da se sodelavci lahko med seboj bolje organizirajo, eno aplikacijo, ki jo uporabljajo vsi za sporočila in hitro komunikacijo, ter eno storitev za videokonference, ki naj jo uporabljajo vsi.   

7. Okrepite time

Zelo verjetno je večina timov med množičnim delom od doma postala ohlapnejša in manj povezana. Komunikacija se je omejila na nujno, povezano z delom, manj pa je bilo družabnih interakcij, ki so pomembno mazivo zadovoljstva, zaupanja in tovarištva, spodbujajo pa tudi inovativno razmišljanje in hitro odkrivanje napak.

Temu se ob vrnitvi timov nazaj posebej posvetite.

  • Ob upoštevanju varnostnih zahtev organizirajte timske kave in kosila. Lahko so zunaj. Lahko pa le določite čas v tednu, ko se celotna pisarna, ki predstavlja tudi tim, lahko za nekaj časa posveti klepetanju in ponovnemu tesnemu povezovanju. Ne pozabite, da so doma zaposleni odkrili prednosti pogostejših odmorov, da so sproti polnili svoje baterije, zato bodo tak način dela cenili tudi ob vrnitvi v pisarne.
  • Če je neki tim še vedno razpršen po lokacijah, lahko organizirate skupinske igre in družabne aktivnosti. Na voljo je veliko spletnih iger, posebej namenjenih utrjevanju vezi v delovnih timih, ene od njih so, denimo, virtualne sobe pobegov. Skupno udejstvovanje v igrah vedno dobro vpliva na time, zdaj, ko je treba time nazaj okrepiti, pa je to še toliko bolj pomembno.
  • Če preteklih mesecev nasploh niste izkoristili za tim bilding, te dejavnosti organizirajte zdaj. Verjemite mi, po večmesečni razpršenosti timi potrebujejo usmerjeno in namensko krepitev, da bodo lahko spet delali optimalno.
  • Takoj ko bo mogoče, organizirajte dogodke s fizično prisotnostjo. Peljite tim na kegljanje ali na vožnjo s kajaki, na skupno kosilo. Sodelavci se morajo nazaj povezati, morajo si izmenjati mnogotere zgodbe, ki so se dogajale v preteklih mesecih, morajo nazaj najti drug drugega. Zabavno druženje, ki ni povezano z delom, bo pri tem izjemno pomagalo. Najboljše je, da ga organizirate med delovnim časom, tako da ne posegate v prosti čas zaposlenih.

Vpeljite prakso, ki se je izkazala za koristno med delom od doma, tudi po preklicu splošne zapore, v dobrobit zaposlenih in podjetja.

Kot vidimo, prehod nazaj na delo v pisarnah ne bo hiter niti lahek proces. Malo verjetno je, da se bomo kar čez noč vrnili na prakso pred marcem 2020, bolj pričakovano je, da bomo odkrili nove načine dela in ustvarili nove hibride med delom od doma in delom v pisarnah.

Pozivam vas, da to priložnost sprejmete z odprtimi rokami, kot priložnost, da spremenite stvari na bolje, in jo izkoristite v dobrobit vseh – podjetja in zaposlenih. Bodite fleksibilni in odprti v razmišljanju o novih možnostih in predlogih zaposlenih. Dajte vsem in vsemu tudi potreben čas. Tako boste poskrbeli za dobro počutje zaposlenih, zmanjšali stres in hkrati zagotovili pogoje, da delo spet steče v polni hitrosti.